学校本次是首届运动会，再加上时间仓促，很多方面都出现了失误。如果你发现了问题，应该立即向学院报告，由学院出面协调，效果会更好。

另一方面，你信件发出的第二天运动会就开始了，来不及修改。所以，一旦发现问题，最好的办法是电话汇报给学院，由学院出面解决。

关于你说的花名册出现错误的情况，我们已经找体教部核实过，确实是忙乱中出错。学校已经对参赛的规则做了相应的调整，今后也将吸取经验和教训，避免出错。