第一章 总 则

第一条为进一步加强学生档案管理工作，实现学生档案管理标准化、规范化、科学化，不断提高学生档案管理工作水平，充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，根据国家有关法律法规以及学生管理工作的规定，结合我校实际，特制定本办法。

第二条学生档案是学生自升入中学至大学毕业阶段所形成的有保存价值的文字资料，是学生学习阶段情况的真实记载，它为学生毕业后的就业单位或更高层次的学历培养部门提供可靠的依据。学生档案管理是指对反映学生个人经历和德、智、体、美等各方面表现的各种文件材料进行收集、整理和归（建）档，以及学生档案的利用、转递等管理工作。

第三条学生档案应明确专人管理，管理人员必须政治可靠，作风正派，能遵守党的纪律，严守秘密，热爱本职工作，刻苦钻研业务，积极为学生管理工作服务。学生档案管理工作坚持“为人事工作服务，为经济建设服务”和“为学生服务”的基本原则，坚持维护真实性和完整性的工作准则，实行统一管理、严守秘密的保管办法。

第四条学生档案工作在学校党委统一领导下，由各院（系）党委（总支）具体负责管理，同时接受学校学生工作部的监督、指导。学校各院、各有关部门要将学生档案材料的形成、积累、整理、归档等各环节纳入本部门学生管理工作中去，维护材料的真实面貌。在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严格保管，确保学生档案的完整与安全。

第二章 管理单位及职责

第五条 学生档案由其所在学院根据自身情况指定学生工作办公室专人管理，业务工作要接受本单位党委的领导和学校学生工作部的检查、指导。

第六条 学生档案管理职责

（一）学生所在学院负责保管学生档案；收集、鉴别和整理学生档案材料；办理学生档案的查阅、借阅和传递；更新档案材料内容；为有关部门和用人单位提供学生档案材料内容；负责学生档案内容的安全、保密保护；根据自身情况制定本学院档案管理细则；处理档案因特殊原因的移交以及其它有关事宜。

（二）校学工部、教务处等相关部门负责档案材料管理的指导、协调和服务工作。制定学校学生档案管理的相关规章制度。

第三章学生档案材料的归档制度

第七条归档范围

学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容：

（一）学生中学阶段形成的材料：包括团建材料、党建材料、高中毕业生登记表、学习成绩登记表、体质测试表、健康测试表、中学生社会实践活动登记表、中学生体育合格标准测试证(卡)、中华人民共和国学生体育合格证、高等学校考生招考登记表、高等学校招生考生体格检查表等。(各地因地区差异，材料会有所不同，中学材料以学生所在中学或省招办寄来为准，做好保存，及时入档。)

（二）学生进入我校学习后形成的材料：1.学习成绩材料：包括主修、选修、辅修的各门课程的学习成绩综合表；2.毕业材料：包括《高等学校毕业生登记表》、《普通高等学校毕业生就业报道通知书》（存根）、毕业论文；3.毕业生体检表；4.奖励证明材料：表现和成绩突出获得院（部）、校级及其以上的奖励审批材料（包括三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干、优秀 毕业生、各项奖学金等）；5.违纪处分材料：学生触犯国家法律、违反学校管理规定被予以纪律处分的处理决定；6.组织发展材料：加入中国共产党、共青团或民主党派的组织审批材料：7.学籍变动材料：休学、复学、退学、转学、出国或死亡等原因引起的学籍变动相关的证明材料；8.学生贷款材料：获国家助学贷款学生的贷款申请、证明材料，包括学生贷款申请书、贷款合同、诚信承诺书、还贷确认书等；9.其他供组织人事部门参考的应当归档的材料。

第八条归档要求及时间、手续

（一）学院学生档案管理部门要按照归档范围及要求，将应归档的材料，收集齐全、完整，所有归档材料必须是有关手续完毕的最终材料。归档材料必须完整、真实，文字清晰、对象明确，有形成材料的主办部门（单位）及日期。个人文字材料必须有本人签字，凡规定由有关部门审查盖章的材料，相关部门必须加盖公章；

（二）凡需归档的材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印，一律用蓝黑色钢笔（或签字笔）填写，严禁使用纯蓝钢笔、圆珠笔填写或复写，以利于档案的保存与使用。归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章；

（三）新生档案材料在新生入学3个月之内由各学院辅导员、班主任负责收齐后按一定程序转交给该院档案管理人员，严格交接手续；

（四）教务、学生处等相关部门应将学生相应的奖励、处分、学籍变动等有关材料及时转交学院档案管理人员，存入学生个人档案；

（五）学生毕业期间，学生处、学生资助管理中心、校医院、招生就业部门应及时将贷款学生还款确认书、毕业生体检表、就业通知书转交各学院档案管理人员，各院有关部门也应将本院毕业学生成绩单、团建材料、党建材料、大学毕业生登记表等材料转交本院档案管理人员，及时入档。

第四章 学生档案的保管和查阅

第九条学生档案的保管应严格遵守国家及学校有关档案管理的安全规定。各院（部）必须指定专人负责管理学生档案，建立本院学生档案管理制度，对接收的学生档案和相关材料要及时进行整理、归档，要严格执行安全和保密制度，严禁任何个人私自保存学生档案。不得随意堆放，严防档案的毁损、失散和泄密，做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。

第十条学生档案的查阅制度：

（一）因工作需要，以下人员可查阅学生档案：

1．校领导；

2.与学生管理有关的职能部门、教学单位负责人或具体经办人；

3.持有相关证明或介绍信的校外单位组织人事等部门人员。查阅学生档案应在学生档案室进行，并履行登记手续，并注明查阅事由。学生不得查阅本人或他人档案，档案管理人员也不得向学生本人泄漏档案内容。

（二）凡需查阅学生档案，或复印、摘抄档案内容，须填写《学生档案查阅审批表（试行）》，由查阅单位负责人和学生档案所在院分管负责人签批同意后方可；

（三）档案管理人员及查阅人员应严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、拆散、抽取、撤换档案材料；不得泄露或擅自向外公布档案内容；不得擅自拍摄复制档案内容。确因工作需要从档案中取证的必须经学生工作部同意。

（四）学生档案原则上不外借，确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位开具证明，填写《学生档案借阅审批表》，说明借阅理由及归还时间，并由分管领导签字后方可借阅。用毕后应及时归还，借阅时间不得超过7天，外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续；

（五）对于违反借、查阅制度人员，视其情节轻重，上报主管单位或分管领导予以批评教育，给予纪律处分，直到追究法律责任。

第五章学生档案的转递和托管

第十一条毕业生离校前和学生退学，各学院须在学生处、教务处的指导下，整理好毕业生和退学学生的档案，做好装档密封及转递工作。档案材料应在学生派遣前由学院学生档案管理人员做好档案的整理、归档工作。

第十二条各学院学生档案管理人员在转递本院学生档案时，须仔细填写《学生档案材料转递通知单（试行）》，核对档案袋内的内容与学生本人是否一致、档案材料是否齐全，完全无误后密封。要坚决杜绝错装、漏装现象发生。

第十三条毕业生档案在派遣后两周内通过机要部门寄送具有人事档案管理权的用人单位人事部门或上级主管（人事代理）部门，不能自带，档案寄送地址依据毕业生就业协议书“档案转寄详细地址”栏所填信息，毕业前未就业的毕业生档案原则上寄送到生源所在地教育局。退学学生档案退回生源所在地人事局或教育局。

第十四条学生档案转出后应在档案底册上作相应处理，如注明该档案何时转往何处等。档案转出后一个月仍未收到回执，由院档案管理机构发函催要；收到回执后，要将其粘贴在《学生档案材料转递通知单（试行）》存根上备查。

第十五条毕业生在工作单位报到一个月内，务必到有关部门查收个人档案，未查收到档案的毕业生，及时到本院档案管理部门查询。

第十六条学生毕业时原则上其档案不留在学校，如因特殊原因确需进行档案托管的，学生本人需到所在学院档案管理人员处进行托管登记，学院所在档案管理部门可将学生档案寄往省人才市场等档案管理单位进行托管。

第六章 附 则

第十七条本办法适用于本校全日制普通本科生的档案管理。

第十八条本办法如与上级规定不符时，按上级有关规定执行。

第十九条本办法由学生处负责解释，自公布之日起执行。

 

 

贵州理工学院

2013年7月31日